7 điều cần xem trước khi dán nhãn mã vạch cho sản phẩm

Cho dù bạn đang triển khai hệ thống quản lý kho mới hay tối ưu hệ thống hiện có, mã vạch là yếu tố quan trọng cần cân nhắc. Mã vạch trên sản phẩm, kệ và vị trí thùng hàng đóng vai trò then chốt trong việc cung cấp dữ liệu giúp nhân viên vận hành hiệu quả. Tuy nhiên, nếu dán nhãn mà không có kế hoạch phù hợp, bạn có thể gặp phải những vấn đề phát sinh về chi phí và thời gian.

Dưới đây là 7 điều quan trọng cần xem xét trước khi bắt đầu dán nhãn sản phẩm bằng mã vạch, cùng với phần mở rộng nội dung chuyên sâu giúp bạn hiểu rõ hơn để triển khai hiệu quả và toàn diện.

1. Nên dán nhãn cho từng sản phẩm, thùng carton hay pallet?

Bạn nên dán nhãn cho thực thể sẽ được sử dụng trong quá trình thực hiện đơn hàng. Ví dụ: nếu bạn nhận hàng ở cấp pallet nhưng giao hàng ở cấp thùng carton, hãy cân nhắc gắn nhãn cho từng thùng riêng lẻ. Nếu bạn giao từng sản phẩm đơn lẻ từ thùng, hãy dán nhãn riêng cho từng sản phẩm. Trường hợp không thể dán nhãn từng món do chi phí, hãy cân nhắc dán nhãn bên ngoài thùng carton.

✅ Lưu ý mở rộng:

Đối với sản phẩm có vòng đời lưu kho ngắn, ghi nhãn từng đơn vị có thể hỗ trợ truy xuất nhanh trong trường hợp có lỗi sản phẩm hoặc cần thu hồi.
Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức bán hàng đa kênh (omni-channel), nhãn riêng lẻ sẽ hỗ trợ đóng gói linh hoạt hơn.

2. Vị trí dán nhãn ở đâu là tối ưu?

Vị trí dán nhãn nhất quán là yếu tố then chốt cho hiệu suất kho. Góc phải phía trước của sản phẩm thường là tối ưu. Tránh dán dưới đáy – nơi dễ bị che khuất nếu sản phẩm xếp chồng. Không nên để người vận hành phải đi vòng quanh sản phẩm để tìm nhãn. Dán nhãn ở cùng vị trí giúp tiết kiệm thời gian và tăng tốc độ quét.

✅ Lưu ý mở rộng:

Nếu sản phẩm có nhiều hình dạng khác nhau (tròn, dẹt, hộp), hãy xây dựng quy tắc gắn nhãn tương ứng theo loại để đảm bảo tính nhất quán.
Cần huấn luyện nhân viên gắn nhãn đúng vị trí, có thể sử dụng hình ảnh minh họa hoặc video hướng dẫn.

3. Nên sử dụng loại mã vạch nào?

Mã Code 128 là lựa chọn phổ biến, nhỏ gọn, chính xác và phù hợp cho môi trường kho. Đảm bảo kiểm tra loại mã này và các loại khác trong quá trình đánh giá thiết bị quét mã vạch của bạn.

✅ Lưu ý mở rộng:

Ngoài Code 128, bạn có thể tham khảo các chuẩn như QR Code (khi cần mã hóa nhiều dữ liệu hơn), hoặc EAN-13 (đối với hàng tiêu dùng đóng gói).
Lựa chọn mã vạch phù hợp với hệ thống ERP/WMS mà doanh nghiệp đang sử dụng để đảm bảo tương thích toàn hệ thống.

Xem thêm: Cách chọn máy quét mã vạch phù hợp

4. Kích thước mã vạch bao nhiêu là phù hợp?

Nếu kích thước sản phẩm không giới hạn nhãn, hãy xác định khoảng cách quét phổ biến – ví dụ, 2–3 mét. Thử nghiệm nhiều kích thước “mil” khác nhau (độ rộng vạch) và sử dụng mã sản phẩm dài nhất trong thực tế để đánh giá tốc độ giải mã tốt nhất trong môi trường kho thật.

✅ Lưu ý mở rộng:

Kiểm tra trên nhiều loại đầu đọc (scanner) khác nhau: cầm tay, gắn trần, gắn băng tải, để đảm bảo linh hoạt.
Mã vạch càng dài thì khoảng cách quét càng hạn chế – nên cần kiểm tra thực tế với dữ liệu thật.

5. Nên sử dụng kích thước nhãn nào?

Khi đã xác định được kích thước mil lý tưởng, chọn kích thước nhãn tiêu chuẩn nhỏ nhất có thể chứa mã vạch. Tránh dùng kích thước lẻ như 1.5” x 2.5” vì giá thành có thể cao hơn. Chuyển sang nhãn tiêu chuẩn như 2” x 3” giúp tiết kiệm lâu dài.

✅ Lưu ý mở rộng:

Hãy cân nhắc đến diện tích trống còn lại trên sản phẩm: không nên để nhãn che mất các thông tin quan trọng (thành phần, hướng dẫn sử dụng…)
Thiết kế bố cục nhãn hợp lý: kết hợp mã vạch, tên sản phẩm, mã SKU nội bộ, ngày hết hạn nếu cần.

6. Nên chọn in truyền nhiệt hay nhiệt trực tiếp?

Nhiệt trực tiếp: rẻ hơn, không dùng ribbon nhưng tuổi thọ nhãn thấp hơn, dễ mờ nếu tiếp xúc nhiệt hoặc ánh nắng.
Truyền nhiệt: dùng ribbon nhưng bền hơn, thích hợp nếu hàng tồn kho kéo dài trên 1 năm.

✅ Lưu ý mở rộng:

Nếu kho hàng của bạn thường xuyên chịu ánh sáng mặt trời hoặc vận chuyển ngoài trời, truyền nhiệt sẽ là lựa chọn bền vững hơn.
Ngoài ra, hãy kiểm tra chất lượng nhãn in bằng cách đặt trong nhiều môi trường nhiệt độ và độ ẩm khác nhau để đánh giá tuổi thọ thực tế.

7. Có thể dùng lại mã vạch có sẵn như UPC không?

Hầu hết sản phẩm tiêu dùng có mã UPC. Tuy nhiên:

Cùng một mặt hàng từ nhiều nhà cung cấp có thể có mã UPC khác nhau. Bạn cần hệ thống quản lý kho hỗ trợ đối chiếu mã.
Mỗi cấp độ đóng gói (thùng – lẻ) có mã khác nhau, cũng cần thiết lập liên kết trong phần mềm quản lý.

✅ Lưu ý mở rộng:

Sử dụng bảng quy đổi mã vạch (cross-reference table) để quản lý các mã UPC khác nhau nhưng trỏ về cùng một SKU nội bộ.
Đảm bảo hệ thống quản lý kho hỗ trợ xử lý đa mã cho một mặt hàng.

✅ Kết luận & Đề xuất triển khai

Dán nhãn mã vạch đúng cách giúp tăng độ chính xác, truy xuất nguồn gốc và hiệu quả vận hành. Tuy nhiên, để thực sự tối ưu, bạn cần đánh giá từng bước trong quy trình gắn nhãn, từ chọn mã, chọn nhãn, vị trí, cho đến công nghệ in.

Việc xem xét 7 yếu tố trên, cùng với phân tích mở rộng phù hợp cho từng doanh nghiệp, sẽ giúp bạn tránh sai sót, tiết kiệm chi phí và xây dựng hệ thống mã vạch mạnh mẽ cho kho hàng và chuỗi cung ứng.